Planea tus próximos tres meses

¿En qué porcentaje de ejecución van tus objetivos de este año? o acaso ¿no estás definiendo tus objetivos?


No importa cuando leas este artículo, siempre necesitas saber si estás alcanzando tus objetivos personales y profesionales. Considero que somos muy buenos definiendo objetivos cada año pero ¿estamos midiendo el progreso de los objetivos?


Es importante definir objetivos, y sobre todo, medir el progreso de los objetivos. Esta es la única manera de saber si estamos llegando donde queremos llegar.

En los últimos tres años, he utilizado una herramienta ágil y potente llamada OKR. Los OKR por sus siglas en inglés "Objetives and Key Results" u Objetivos y Resultados Claves, son un método de trabajo que impulsa la alineación del equipo a través de la consecución de objetivos comunes, y sobre todo, son un sistema de medición que te permite cuantificar el progreso de los objetivos en un periodo de tiempo. Utilizada hoy en día por empresas tecnológicas que tienen un rápido crecimiento en un periodo corto de tiempo.

Esta metodología la puedes implementar con tu equipo de trabajo en la empresa donde laboras, con tu emprendimiento o en tu vida personal. Aquí te detallo cómo se implementan los OKR.


Definición de conceptos:

Los Objetivos responden a la pregunta ¿A dónde quiero llegar? Los objetivos son tu visión, enfoque y horizonte.

Los Resultados Claves responden a la pregunta ¿Cómo saber si estoy llegando a los objetivos? Estos resultados claves materializan tus objetivos. Son los Indicadores claves asociados a cada objetivo.

La productividad de las empresas está determinada por objetivos bien definidos y los OKR son un lenguaje de ejecución. Menos es más: como decía Steve Jobs, Enfoque es decir NO a miles de grandes ideas. De esta misma forma funcionan los OKR.


En la implementación de los OKR se debe:

  1. Establecer de 3 - 5 objetivos

  2. Definir de 3 - 5 resultados claves por objetivo

  3. Redefinir los objetivos trimestralmente

No se deben definir más de 5 objetivos por trimestre, ni menos de 3, lo que permitirá llevar un mensaje claro a través de toda la empresa.


La importancia en la definición de los OKR radica en que materializan la estrategia de una empresa desde la definición de los objetivos estratégicos por parte del equipo directivo hasta sus aplicación como objetivos tácticos y operacionales en todas las áreas de una empresa. Esto lo puedes escalar si estás trabajando en tu emprendimiento (en este caso, tú eres el estratégico, el táctico y el operacional) :)


El ciclo trimestral de los OKR desde la generación de una lluvia de ideas hasta su implementación y seguimiento debería ser de la siguiente manera:


¿Cómo se deben escribir los OKR?

Los objetivos se deben escritos de la siguiente manera:

  • Cualitativos

  • Inspiradores

  • Ambiciosos pero realistas

De esta manera, la escritura de un objetivo puede ser una frase o una sola palabra, simplemente que debes sentirte a gusto de cómo lo definas. Este será tu plan de trabajo diario y la escritura de tu objetivo debe motivarte al logro.

Los resultados claves deben ser escritos de la siguiente manera:

  • Cuantitativos

  • Definitivos

  • Señales medibles

Un resultado clave si o si debe ser cuantitativo. Si no tienen un número, no es un resultado clave. Igualmente, deben ser escritos como resultados definitivos (no como tareas o actividades). Estos deben ser leídos de tal manera que podamos decir SI/NO se cumplió el resultados clave. Cada resultado clave debe tener una evidencia clara y medible.


Las actividades claves deben ir alineadas a los resultados claves y traduce lo que se necesita hacer para cumplir los resultados claves. De esta manera, se debe definir un plan de trabajo con los siguiente ítems:

  1. Responsabilidades

  2. Fechas de planeación, ejecución y finalización

  3. Porcentaje de cumplimiento

Recuerda como mínimo debes definir tres objetivos y tres resultados claves por objetivo. Al final del ejercicio, debes quedar con un esquema como el que se puede observar a continuación:


Cultura de Seguimiento

Una vez definidos los OKR se deben establecer jornadas de acompañamiento y seguimiento. Se recomienda por lo menos hacer una revisión quincenal para revisar los resultados logrados, los obstáculo que se han presentado y los planes a seguir. Una cultura orientada al logro eliminando continuamente las barreras que se van presentando.

Los OKR deben convertirse en nuestro mapa de navegación diario. Para que la metodología de OKR sea exitosa debe contar con estas características principales:

  1. Contar con un sistema de medición: puedes utilizar weekdone, monday, airtable, google sheets, excel... Empieza fácil y simple así sea escritos en un papel.

  2. Deben ser públicos a todo el equipo de trabajo: utiliza dropbox, drive, data studio, notion...

  3. Realizar rendición de cuentas semanal/quincenal: revisa periódicamente los resultados, planes y obstáculos de los OKR con tu equipo de trabajo.

  4. Implementar un sistema de incentivos y retroalimentación: para que los OKR seas mucho más efectivos define un sistema de incentivos orientado a los resultados obtenidos. Los OKR se miden de 0-100% y contar con un resultado mayor a 80% es realmente muy positivo.


¿Qué es lo más importante para los próximos tres (3) meses?

Esta debe ser la pregunta de partida para crear los OKR. Todo buen proceso de planeación empieza definiendo nuestras prioridades. Aquí te detallo algunos ejemplos de OKR para que tengas de referencia y construyas tus propios OKR.

  • Objetivo 1: Viabilidad financiera de mi negocio.

  • Resultado clave 1: Cumplimiento del presupuesto ventas en un 100%

  • Resultado clave 2: Costo Unitario <= $$$

  • Resultado clave 3: Disminución del gasto mensual promedio > 10%.

  • Objetivo 2: Mejorar la experiencia del usuario en el sitio web.

  • Resultado clave 1: Porcentaje de clics >= 25% en el sitio web

  • Resultado clave 2: Tasa de conversión >= 15%

  • Resultado clave 3: Ventas >= 10%

  • Resultado clave 4: Quejas y reclamos <= 50%

Puedes enfocar un esquema de OKR para tu emprendimiento donde los objetivos puedan definir un enfoque comercial, de mercadeo, financiero, de producto y modelo de negocio. Dentro de una empresa como una MiPymes, los OKR deben ser definidos por áreas.

Como dice William Thomson Kelvin físico y matemático británico: "Lo que no se define, no se puede medir. Lo que no se mide, no se puede mejorar". Así que manos a la obra :p

Libro recomendado: Mide lo que importa - John Doerr


Andrés Yonda

Cofundador Cocina Siete

www.andresyonda.com

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